１．様式の変更

　今回の改正に伴い、法人が都知事あてに提出する書類について、次の様式の引用条文が変更となりました。書類提出にあたっては、変更後のものを使用していただきますよう、お願いします。

様式	変更後	変更前
・事業報告書等提出書 （第６号様式）	・・・条例第４条・・・	・・・条例第３条・・・
・清算人就職届出書 （第１０号様式）	・・・特定非営利活動促進法第３１条の８・・・	・・・特定非営利活動促進法第４０条において準用する民法第７７条第２項・・・
・清算結了届出書 （第１２号様式）	・・・特定非営利活動促進法第３２条の３・・・	・・・特定非営利活動促進法第４０条において準用する民法第８３条・・・

変更後の様式は、以下のページよりダウンロードできます。
http://www.seikatubunka.metro.tokyo.jp/index4files/kaisei-youshiki.htm

２．総会の表決権行使に係る電磁的方法について規定（条例第３条）

　総会における、欠席者の表決権について、従来の書面や代理人による行使に加えて、必要な手続を経た上で、電磁的方法による表決も行えるようになりました。

○電磁的方法とは？

１　電子メールの送信による方法
２　ホームページ等のウェブサイトへの書き込みによる方法
３　ＣＤ−ＲＯＭやＵＳＢなどの記録媒体にファイルを記録して交付する方法
等を指します。

　いずれの方法も受信者がファイルに記録し、かつ記録したものを書面に出力できなければなりません。

○法人側で必要な手続

　定款変更認証申請に係る都の認証
　電磁的方法による表決権の行使を可能にするためには、法の規定により定款で定めることとされていることから、定款変更認証申請を行い、東京都の認証の手続きが必要です。

（定款の改正例） 第○条　各正会員の表決権は平等なものとする。 ２　やむを得ない理由により総会に出席できない正会員は、あらかじめ通知された事項について、書面又は電磁的方法をもって表決し、又は他の正会員を代理人として表決を委任することができる。

※ 電磁的方法による総会の表決権行使を必要としない場合は、この定款変更認証の手続は不要です。

○法人側で留意すべき事項

　電磁的方法の表決を用いて法人の運営を行う場合には、以下の事項にご留意ください。

（１）　なりすまし、改ざんの防止について

議決権行使が本人のものかどうか、電子署名やＩＤ及びパスワードの付与を行うなどの本人確認の手段を確保しておくことが望ましいと考えます。

（２）　電磁的方法による表決を行うことができない方への配慮について

平等性や民主的な運営の確保の観点から、電子メール等を使用できない方々のために、電磁的方法によるものにあわせ、書面による表決や代理表決を可能にするなどの配慮をすることが望ましいと考えます。

３．縦覧・閲覧の電子化（条例第７条、規則第２３条）

　平成２１年４月から、設立等の認証、既存の法人に関する書類(定款、事業計画書、事業報告書等）の縦覧・閲覧を従来の書面に代えて所轄庁に備え置くパソコンのほか、インターネット上で行えるようになります。

○インターネットで縦覧・閲覧を行わない日、時間帯
・毎週月曜日午前２時から午前６時まで
　公開用システムの定期的バックアップのため
・その他、臨時の機器保守等によるシステム停止時

○非開示情報
　インターネットにおける縦覧・閲覧では、情報に対するアクセスが容易で、不特定多数の方が縦覧・閲覧できること等を踏まえ、個人情報保護等の観点から、以下の事項を非開示とします。
　（１）印影
　（２）財産目録、貸借対照表における口座番号
　（３）役員、社員、設立代表者の住所
　（４）登記簿謄本の写し

○法人側で留意すべき事項
　インターネットは、来庁して行う縦覧・閲覧と比べ、不特定多数による法人情報へのアクセスが想定され、個人情報等の目的外使用等のおそれがあります。公開される書類の作成にあたっては、以下の事項に留意してください。

（１）　必要以上の個人情報は記載しないこと

縦覧・閲覧の対象となる書面のうち、個人情報の記載が必要なものは、定款、趣旨書、役員名簿及び社員名簿のみです。事業報告書、会計書類等において、個人情報は掲載しないようにしてください。

（２）　法人の所有する財産又は他団体に関する情報は必要最低限にとどめること

財産目録等において、法人等が所有する金融機関の口座番号の記載は不要です。
事業で関わる他の団体についての記載も必要最低限にとどめてください。

（３）　個人印、法人印は必要な箇所のみ押印すること

公開される書類において、押印が必要なのは、趣旨書しかありません。法人印、個人印の押印は提出書等、必要な箇所だけにとどめてください。書面の訂正は訂正印によらず、書面そのものを差し替えるようにしてください。

４．法人が行う書類の保存（備え置き）、作成、閲覧の電子化 （条例第８条〜第１０条、規則第２４条〜第２６条）

　法人が行う以下の事項について、電磁的方法により行うことを可能とする規定を新設しました。

１　書類の保存

書類	具体的方法（例）
設立時の財産目録（法第１４条） 事業報告書等及び役員名簿等（法第２８条） 合併時の財産目録及び貸借対照表（法第３５条）	PCのファイルへの保存 CD-ROM等磁気ディスクへの保存 書類をスキャナで読み取り、できたデータのPC又はCD-ROM等への保存

２　書類の作成

書類	具体的方法（例）
設立時の財産目録（法第１４条） 事業報告書等及び役員名簿等（法第２８条） 合併時の財産目録及び貸借対照表（法第３５条）	PCのファイルに記録して作成 CD-ROM等磁気ディスクに記録して作成

３　書類の縦覧等

書類	具体的方法（例）
事業報告書等、役員名簿等、定款等（法第２８条）	PCの画面上に表示して閲覧 PCに記録されたデータをプリントアウトして閲覧

○法人側で留意すべき事項
　東京都への書類の提出は、現行どおり、郵送等による方法で行ってください。